DERNEK DEFTERLERİ NEDİR?  NASIL TASDİK ETTİRİLİR. NASIL KULLANILIR.

Paylaş!

DERNEK DEFTERLERİ

Dernek defterleri 4 defterden oluşmaktadır.  ( KARAR DEFTERİ, ÜYE KAYIT DEFTERİ,EVRAK KAYIT DEFTERİ VE İŞLETME  DEFTERİ)

Ayrıca isteğe bağlı olarak demirbaş eşya ve alındı belgesi kayıt defterleri bulunmaktadır. Defterlerinizi  Derneğinizin bağlı bulunduğu ilin il dernekler müdürlüklerince ücretsiz olarak tasdik ettirebilir ya da noterlerde ücretli olarak tasdik ettirebilirsiniz. Kuruluş aşamasında derneğinizin tüm defterlerini tasdik ettirmelisiniz. Defterlerinizden biri bittiğinde örneğin üye kayıt defteri veya karar defteri karar defterinize karar almak ve biten defterinizi ibraz etmek koşulu ile il dernekler müdürlüğüne ücretsiz ya da benzer koşullarla  notere ortalama defter başına 60.00 TL (ALTMIŞ TÜRK LİRASI) gibi bir ücret karşılığında yaptırabilirsiniz.  Defterlerinizi dernekler yönetmeliğine uygun şekli ile klasik defter şeklinde, sürekli form ya da a4 şeklinde onaylattırabilirsiniz.

 KARAR DEFTERİ:

İlk kuruluşlarınızda Geçici görev dağılımı, makbuzların basımı ve kaşe yaptırılması, imza sirkülerinin çıkarılması, üyelik kabulü, vergi numarasının alınması, banka hesabının açılması, kasada para bulundurulması, ya da borçlanılması vb. olarak derneğin işlevine ve işleyişine uygun kararlar ile birlikte ilk genel kurul çağrısı kararı alınır ve böylece geçici yönetim kurulu (kurucular kurulunun) ilk alması gereken prosedür kararlar tamamlanmış olur. (ANCAK HER KARAR YÖNETİM KURULUNA AİT DEĞİLDİR. ÜYE AİDATLARININ BELİRLENMESİ, ŞUBE AÇILMASI ya da FEDERASYONA ÜYE OLUNMASI GİBİ EĞER GENEL KURULCA BU KONUDA YÖNETİM KURULUNA YETKİ VERİLMEMİŞSE,DERNEK TÜZÜĞÜ VE KANUNU GEREĞİ BU TİP KONULAR YÖNETİM KURULU YETKİSİNDE DEĞİLDİR DOLAYISI İLE  YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİNE ALELADE YAZILAMAZ)

 

KARAR DEFTERİ YAZARKEN DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR.

Derneğin her faaliyetinden önce  yönetim kurulu icraatlarını karar defterine yazarak imza altına alır. Toplantıya katılmayan üyelerin ismi açılmazken karara muhalefet eden üyenin şerhi konulur. Kararlar içinde bulunduğu yıl ve sayı ile her yıl baştan başlar.  Örneğin;(02.01.2018 tarih ve 2018/1) sayılı karar şeklinde. Başlar ancak karar defteri bitti ise yeniden tasdik ettirilen deftere kaldığı yerden devam edilir. Örneğin (01.05.2018 tarih 2018/79 sayılı karar iken yeni defterin sayfa no:su 1’den başlayacaktır.)

Karar defterinde daksil, karalama ya da tahribat yapılamaz. Bilgisayar veya daktilo ortamında yazılan kağıtlar, klasik deftere yapıştırılıyor ise o karar sayfası noter onayına tabidir.

 

 ÜYE KAYIT DEFTERİ:

Her üye yazılı olarak başvuru yapar, bunun için üye kayıt formu ya da benzeri dilekçe kağıt ortamında ıslak imzalı olarak gereklidir. Bu form ya da dilekçe (evrak kayıt defterinin gelen kısmına) işlenir.  Ve Üyeye yazılı olarak bildirilir. Bu kabul bildirimide (evrak kayıt defterinin giden kısmına) işlenir.

Üye kayıt defterinin üst kısımlarının doldurulması zorunludur. ( Adı Soyadı, TC. No., Anne Adı, Baba Adı, E-mail, Adres. Gibi.) Alt kısımdaki üye aidat tahsilatı yayımlanan genelge gereği isteğe bağlı hale getirilerek zorunluluğu kaldırılmıştır. Üye sayı numaraları derneğin kuruluşundan bu yana ardışık olarak devam edebilir.  Ancak defterin yenilenmesi durumunda sayfa no.su 1’den başlar.  Bu durum üye numaralandırmasını etkilemez. Üye Kayıt Defterinde daksil, karalama ya da tahribat yapılamaz. Bilgisayar veya daktilo ortamında yazılan kağıtlar, klasik deftere yapıştırılıyor ise o üye kayıt sayfası noter onayına tabidir.

 

 EVRAK KAYIT DEFTERİ:

Gelen evrakların asılları, giden evrakların fotokopileri bu deftere kaydedilir. (Dijital ortamda gönderilen belgelerin kaydedilmesinde yarar vardır. Evrak kayıtları tıpkı karar kayıtları gibi içinde bulunulan yıl ve sayı üzerine yazılır. Her yıl evrak kayıt sırası 1’den başlar. Örneğin;  02.01.2018 tarih 2018/1 sayılı evrak gibi).  Defter biterse evrak sayısı kaldığı yerden devam ederek  sayfa numaraları 1’den başlar. (Örneğin 01.05.2018 tarih 2018/79 sayılı giden evrak no. İken ikinci defterin sayfa no:su 1’olacaktır.)

Evrak Kayıt Defterinde daksil, karalama ya da tahribat yapılamaz. Bilgisayar veya daktilo ortamında yazılan kağıtlar, klasik deftere yapıştırılıyor ise o evrak kayıt sayfası noter onayına tabidir.

Her yıl sonu evrak kayıt sayfaları gelen ve giden olmak üzere ayrı olarak kapatılarak yeni yıla uygun olarak açılır.

 

 İŞLETME DEFTERİ:

Kesilen alındı belgeleri, bankaya gelen nakitler, borçlar vb. gelirler gelir kısmına.

Harcamaları gösteren fiş, fatura, gider makbuzu, gider pusulası, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu vb. belgeler gider kısmına dayanarak işlenir.

(GİDER MAKBUZU – GİDER PUSULASI – FİŞ – FATURA, SERBEST MESLEK MAKBUZU GİBİ HARCAMA BELGELERİNİN KULLANIM NOKTALARI. BİLGİ VE ÖNEM ARZ EDER. EN ÇOK SIKINTI YAŞANAN KESİMLERDİR. HARCAMA KALEMLERİNE GÖRE KULLANILACAK BELGE VE İŞLEMLER, BUNLARIN İZLENECEĞİ HESAP KODLARI –  KALEMLERİ DERNEKLER, VERGİ USUL VB. KANUNLARCA FARKLILIK YARATIR. VE CİDDİ BİR DURUMDUR.) V.U.K. Uyarınca ödemeler tahakkuk esasına göre dayandırılır. Ancak yapıları itibari ile kasanın borca işlemesi mantığına göre işletme defteri tutulması derneklerde daha  uygundur. (Yani ödeme esasına göre) V.U.K.’nun 93. Maddesi uyarınca banka hesabı kullanılması zorunludur. Bilhassa Kaynağında kesintiye tabi vergi ödemeleri banka hesabı kanalı ile yapılmalıdır.

Her yıl harcamalar 1’den başlar ve içinde bulunduğu yıla göre yazılır. Örneğin; 02.01.2018 tarih ve 2018/1 sayılı gider veya gelir gibi defter bitiminde diğer defter yenilemeleri ile aynı usule tabidir. Daksil karalama tahribat yapılamaz. V.U.K. uyarınca işletme defterleri 10 gün içerisinde Genel Kabul Görmüş Muhasebe İlkelerine göre işlenir. Her yıl sonu işletme ya da bilanço esasına göre defter tutan derneklerin yıl sonu hesapları kapatılır. Ek-16 işletme hesabı tablosu çıkartılarak işletme defteri kapatılır. Ancak noter ya dernekler müdürlüğünce yani yıl açılış tasdiki yapılmaz. ;  (TİCARİ  İŞLETMELER GİBİ HER YIL AÇILIŞ TASDİĞİ YAPILMAZ VE BİTENE KADAR KULLANILIR.)

Bilanço esasına göre tutulan dernek defterlerinde ise kesin mizan çıkartılır.  Defter-i Kebir ve Envanter Defterleri kapatılır. Ancak noter ya da dernekler müdürlüklerince açılış tasdikine tabi değildir.

Bilanço esasına göre defter tutan derneklerin sadece yevmiye defterleri yıl sonunda il dernekler müdürlüklerince ücretsiz  veya noterlerce ücretli olarak tasdik ettirilmesi zorunludur.

Dernekler banka hesabı kullanırlar. Kesin yasal bir hüküm olmamasına rağmen sivil toplum etiği, şeffaflık ve profesyonellik gereği bu olmalıdır. Kamu idaresi de tabi olarak denetimlerinde ve derneklerin işleyişinde bunu görmek ister. Bu işletme esasında bankalar hesabının ayrı işlenerek deftere yazılmaması ya da kesin toplam (kümülatif) olarak yazılması sorusunu doğurur. Tartışmalı bir konu olmasına rağmen bankakayıtlarının  işletme defterine yazılması şeffaflık açısından uygundur.

Derneğinizin tüm bu defterleri diğer belgeleri gibi resmi belgelerdir. Bu defterlerin kaybolması halinde tespit edildiği andan itibaren 15 gün içerisinde zayi belgesinin verilmesi talebi ile ilgili makamlara başvurarak zayi belgesi davası açılmalıdır. Ve yenisi talep edilmelidir.

Can ÜSKÜP

0555 420 22 65

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir